Очень часто компании продолжают покупать различные товары за наличные деньги. Давайте разберем, почему это совсем не оптимальное решение.
Почему оплата за нал без возмещения хоз. расходов - это очень плохо:
В данной статье мы сразу исключим сценарии, когда вы что-то покупаете за наличные деньги как директор/собственник и никак это не показываете в своем бизнесе.
Почему?
Вывод денег в нал стоит дорого. Поэтому если вы потом не показываете эти суммы к возмещению в вашем бизнесе, то вы или очень богатый человек, или не умеете считать, или это то, что показать официально нельзя :)
Примеры затрат для вывода денег (естественно показаны абсолютно официальные сценарии):
Кейс 1. У вас УСН.
Вы платите 6% налога + 13*% подоходного налога.
Кейс 2. У вас ОСН.
Вы платите НДС 20%, потом налог на прибыль по ставке 20**% и, если у вас есть чистая прибыль, вы снимаете дивиденды и платите 13*% подоходного налога.
Кейс 3. Вывод наличности через ЗП.
Вы платите от начисленной ЗП 35***% ФСЗН, подоходный налог по ставке 13*%, а также БГС 0,6**%.
*указана типовая ставка. Обратите внимание, что есть повышенная ставка 25% при превышении дохода по дивидендам, ЗП и ГПД из источников в РБ при превышении 220 000 рублей в 2025 году;
** указана типовая ставка, у вашего ЮЛ может быть иная ставка налога, уточните у вашего ГБ;
*** в пределах 5 СЗП по РБ за прошлый месяц - https://www.belstat.gov.by/ofitsialnaya-statistika/realny-sector-ekonomiki/stoimost-rabochey-sily/operativnye-dannye/o-nachislennoy-sredney-zarabotnoy-plate-rabotnikov/.
Покупка канцтоваров в офис через хоз.расходы/корпоративную карту:
- Вы теряете время сотрудника, так как поход в магазин - это не самая эффективная трата времени;
- Данные расходы тяжелее контролировать;
- Все чеки надо сканировать, чтобы приложить для авансового отчёта, который обязателен для оформления такого типа трат = много бумажек;
- Обработка такого типа документов - это ручной труд, то есть или ваш бухгалтер тратит не эффективно время или вы больше денег платите аутсорсеру бухгалтерских услуг;
- Возмещение денег при хозяйственных расходах = комиссия банка = доп. расходы;
- Вы не сможете взять НДС к зачету, что крайне важно для компаний, которые работают с НДС.
Что надо сделать:
- Выбрать подрядчика;
- Заключить договор на поставку канцтоваров;
- Оформлять заказ через сайт, по телефону или по почте (зависит от того, что предлагает подрядчик);
- Получить доставку канцтоваров на офис;
- В идеале, чтобы подрядчик вам выписал электронную накладную.
Отправка корреспонденции через хоз.расходы/корпоративную карту:
- Данные расходы тяжелее контролировать и анализировать;
- Все чеки надо сканировать, чтобы приложить для авансового отчёта, который обязателен для оформления такого типа трат = много бумажек;
- Обработка такого типа документов - это ручной труд, то есть или ваш бухгалтер тратит не эффективно время или вы больше денег платите аутсорсеру бухгалтерских услуг;
- Возмещение денег при хозяйственных расходах = комиссия банка = доп. расходы;
- Вы не сможете взять НДС к зачету, что крайне важно для компаний, которые работают с НДС.
Что надо сделать:
- Заключить договор с РУП «Белпочта» и использовать электронную авансовую книжку;
- Пополнять электронную авансовую книжку по безналу;
- Из личного кабинета можно выгрузить автоматически сформированный реестр по совершенным операциям и акт выполненных работ.
Однако данный способ не исключает поход на почту.
Если же вы вообще не хотите ходить на почту, то вы можете подключиться к системе отправки электронных писем, которая абсолютно официально заменяет отправку бумажного письма - Отправить электронное письмо.
Покупка чая/кофе/вкусняшек в офис через хоз.расходы/корпоративную карту:
- Вы теряете А) время сотрудника, так как поход в магазин - это не самая эффективная трата времени, Б) силы сотрудника или свои, так как сумка с продуктами не самая лёгкая ноша;
- Данные расходы тяжелее контролировать и анализировать;
- Все чеки надо сканировать, чтобы приложить для авансового отчёта, который обязателен для оформления такого типа трат = много бумажек;
- Обработка такого типа документов - это ручной труд, то есть или ваш бухгалтер тратит не эффективно время или вы больше денег платите аутсорсеру бухгалтерских услуг;
- Возмещение денег при хозяйственных расходах = комиссия банка = доп. расходы;
- Вы не сможете взять НДС к зачету, что крайне важно для компаний, которые работают с НДС.
Что надо сделать:
- Заключить договор с торговой сетью, у которой есть работа по безналу с юридическими лицами и доставка товаров. Обратите внимание, у некоторых торговых сетей есть ограничения по минимальному заказу. Минимальный заказ - это не проблема, надо просто научиться планировать свои заказы и делать их под бюджет;
- Оформить заказ, оплатить и получить доставку;
- В идеале, чтобы подрядчик вам выписал электронную накладную.
Использование сервиса «Яндекс-такси/доставка» через хоз.расходы/корпоративную карту:
- Данные расходы тяжелее контролировать и анализировать;
- Все чеки надо сканировать, чтобы приложить для авансового отчёта, который обязателен для оформления такого типа трат = много бумажек;
- Обработка такого типа документов - это ручной труд, то есть или ваш бухгалтер тратит не эффективно время или вы больше денег платите аутсорсеру бухгалтерских услуг;
- Возмещение денег при хозяйственных расходах = комиссия банка = доп. расходы;
- Вы не сможете взять НДС к зачету, что крайне важно для компаний, которые работают с НДС.
Что надо сделать:
- Зарегистрировать личный кабинет для организации, заполнив форму на сайте Яндекс Go для бизнеса (ООО «БелГо Корп»);
- Пополнить счет личного кабинета организации по безналу;
- Добавить в кабинете номера мобильных телефонов, с которых появится возможность вызова такси с оплатой с бизнес-аккаунта (при необходимости можно установить лимит по сумме/количеству заказов);
- Ежемесячно получать акты выполненных работ.
А есть случаи, когда надо платить наличкой или корпоративной картой?
Действительно, иногда есть ситуации, когда объективно удобнее или просто нет иного варианта, кроме как потратить наличку или оплатить корпоративной картой:
- Расходы во время командировки;
- Когда приобрести за нал или расплатиться корпоративной картой гораздо дешевле, чем по безналу (разница не 1 рубль!);
- Подписки на иностранные сервисы (если карта вашего банка проходит для оплаты).
Вывод:
Если что-то можно купить по безналу - в большинстве случаев выгоднее купить по безналу.
На дворе 21 век - пользуемся доступными благами цивилизации, а не работаем по старинке :)
