Маргарита Новосельцева - налоговый консультант, директор бухгалтерского сервиса “Делай Свое Дело”. Эксперт в бухгалтерском учете и консалтинге в IT и ВЭД с 16-летним опытом. Спикер 50+ мастер-классов и семинаров для руководителей бизнеса. Председатель по качеству и этике Ассоциации бухгалтерских фирм. Автор порталов probusiness.io, kv.by. Соавтор выпусков “Шпаргалки руководителя”.
Очень часто компании продолжают покупать различные товары за наличные деньги. Давайте разберем, почему это совсем не оптимальное решение.
Почему оплата за нал без возмещения хоз. расходов - это очень плохо:
В данной статье мы сразу исключим сценарии, когда вы что-то покупаете за наличные деньги как директор/собственник и никак это не показываете в своем бизнесе.
Почему?
Вывод денег в нал стоит дорого. Поэтому если вы потом не показываете эти суммы к возмещению в вашем бизнесе, то вы или очень богатый человек, или не умеете считать, или это то, что показать официально нельзя :)
Примеры затрат для вывода денег (естественно показаны абсолютно официальные сценарии):
Кейс 1. У вас УСН.
Вы платите 6% налога + 13*% подоходного налога.
Кейс 2. У вас ОСН.
Вы платите НДС 20%, потом налог на прибыль по ставке 20**% и, если у вас есть чистая прибыль, вы снимаете дивиденды и платите 13*% подоходного налога.
Кейс 3. Вывод наличности через ЗП.
Вы платите от начисленной ЗП 35***% ФСЗН, подоходный налог по ставке 13*%, а также БГС 0,6**%.
*указана типовая ставка. Обратите внимание, что есть повышенная ставка 25% при превышении дохода по дивидендам, ЗП и ГПД из источников в РБ при превышении 220 000 рублей в 2025 году;
** указана типовая ставка, у вашего ЮЛ может быть иная ставка налога, уточните у вашего ГБ;
*** в пределах 5 СЗП по РБ за прошлый месяц - https://www.belstat.gov.by/ofitsialnaya-statistika/realny-sector-ekonomiki/stoimost-rabochey-sily/operativnye-dannye/o-nachislennoy-sredney-zarabotnoy-plate-rabotnikov/.
Покупка канцтоваров в офис через хоз.расходы/корпоративную карту:
- Вы теряете время сотрудника, так как поход в магазин - это не самая эффективная трата времени;
- Данные расходы тяжелее контролировать;
- Все чеки надо сканировать, чтобы приложить для авансового отчёта, который обязателен для оформления такого типа трат = много бумажек;
- Обработка такого типа документов - это ручной труд, то есть или ваш бухгалтер тратит не эффективно время или вы больше денег платите аутсорсеру бухгалтерских услуг;
- Возмещение денег при хозяйственных расходах = комиссия банка = доп. расходы;
- Вы не сможете взять НДС к зачету, что крайне важно для компаний, которые работают с НДС.
Что надо сделать:
- Выбрать подрядчика;
- Заключить договор на поставку канцтоваров;
- Оформлять заказ через сайт, по телефону или по почте (зависит от того, что предлагает подрядчик);
- Получить доставку канцтоваров на офис;
- В идеале, чтобы подрядчик вам выписал электронную накладную.
Отправка корреспонденции через хоз.расходы/корпоративную карту:
- Данные расходы тяжелее контролировать и анализировать;
- Все чеки надо сканировать, чтобы приложить для авансового отчёта, который обязателен для оформления такого типа трат = много бумажек;
- Обработка такого типа документов - это ручной труд, то есть или ваш бухгалтер тратит не эффективно время или вы больше денег платите аутсорсеру бухгалтерских услуг;
- Возмещение денег при хозяйственных расходах = комиссия банка = доп. расходы;
- Вы не сможете взять НДС к зачету, что крайне важно для компаний, которые работают с НДС.
Что надо сделать:
- Заключить договор с РУП «Белпочта» и использовать электронную авансовую книжку;
- Пополнять электронную авансовую книжку по безналу;
- Из личного кабинета можно выгрузить автоматически сформированный реестр по совершенным операциям и акт выполненных работ.
Однако данный способ не исключает поход на почту.
Если же вы вообще не хотите ходить на почту, то вы можете подключиться к системе отправки электронных писем, которая абсолютно официально заменяет отправку бумажного письма - Отправить электронное письмо.
Покупка чая/кофе/вкусняшек в офис через хоз.расходы/корпоративную карту:
- Вы теряете А) время сотрудника, так как поход в магазин - это не самая эффективная трата времени, Б) силы сотрудника или свои, так как сумка с продуктами не самая лёгкая ноша;
- Данные расходы тяжелее контролировать и анализировать;
- Все чеки надо сканировать, чтобы приложить для авансового отчёта, который обязателен для оформления такого типа трат = много бумажек;
- Обработка такого типа документов - это ручной труд, то есть или ваш бухгалтер тратит не эффективно время или вы больше денег платите аутсорсеру бухгалтерских услуг;
- Возмещение денег при хозяйственных расходах = комиссия банка = доп. расходы;
- Вы не сможете взять НДС к зачету, что крайне важно для компаний, которые работают с НДС.
Что надо сделать:
- Заключить договор с торговой сетью, у которой есть работа по безналу с юридическими лицами и доставка товаров. Обратите внимание, у некоторых торговых сетей есть ограничения по минимальному заказу. Минимальный заказ - это не проблема, надо просто научиться планировать свои заказы и делать их под бюджет;
- Оформить заказ, оплатить и получить доставку;
- В идеале, чтобы подрядчик вам выписал электронную накладную.
Использование сервиса «Яндекс-такси/доставка» через хоз.расходы/корпоративную карту:
- Данные расходы тяжелее контролировать и анализировать;
- Все чеки надо сканировать, чтобы приложить для авансового отчёта, который обязателен для оформления такого типа трат = много бумажек;
- Обработка такого типа документов - это ручной труд, то есть или ваш бухгалтер тратит не эффективно время или вы больше денег платите аутсорсеру бухгалтерских услуг;
- Возмещение денег при хозяйственных расходах = комиссия банка = доп. расходы;
- Вы не сможете взять НДС к зачету, что крайне важно для компаний, которые работают с НДС.
Что надо сделать:
- Зарегистрировать личный кабинет для организации, заполнив форму на сайте Яндекс Go для бизнеса (ООО «БелГо Корп»);
- Пополнить счет личного кабинета организации по безналу;
- Добавить в кабинете номера мобильных телефонов, с которых появится возможность вызова такси с оплатой с бизнес-аккаунта (при необходимости можно установить лимит по сумме/количеству заказов);
- Ежемесячно получать акты выполненных работ.
А есть случаи, когда надо платить наличкой или корпоративной картой?
Действительно, иногда есть ситуации, когда объективно удобнее или просто нет иного варианта, кроме как потратить наличку или оплатить корпоративной картой:
- Расходы во время командировки;
- Когда приобрести за нал или расплатиться корпоративной картой гораздо дешевле, чем по безналу (разница не 1 рубль!);
- Подписки на иностранные сервисы (если карта вашего банка проходит для оплаты).
Вывод:
Если что-то можно купить по безналу - в большинстве случаев выгоднее купить по безналу.
На дворе 21 век - пользуемся доступными благами цивилизации, а не работаем по старинке :)
