Как оформить рекламную акцию: 5 простых шагов

Сегодня ритейлеры все чаще проводят рекламные акции с целью привлечения внимания к своим магазинам и роста продаж.

Руководители задают мне вопросы о том, как правильно оформить акцию и какие документы требуются. Вот 5 простых шагов ее оформления и шаблоны необходимых документов.

 

Шаг 1: Приказ руководителя на проведение рекламной акции.

Законодательство не определяет порядок организации рекламной акции. Поэтому решение о ее проведении должно быть зафиксировано в приказе руководителя.

Скачать шаблон приказа

 

Шаг 2: Программа и порядок проведения рекламной акции.

В документе о порядке проведения рекламной акции должны быть указаны:

1. Место проведения рекламной акции: розничный магазин/магазины, в которых она проводится.
2. Срок проведения акции, даты ее начала и окончания или иной период времени, в течение которого она проводится.
3. Условия участия покупателей в акции: покупка участвующих в акции товаров.
4. Выдаваемый участникам акции одинаковый подарок (если он есть).
5. Порядок информирования покупателей и распространения рекламы о проводимой акции (может быть оформлен отдельным документом).
6. Работники, ответственные за проведение рекламной акции, их обязанности.

В этом документе можно указать обязательное представление отчета о проведении рекламной акции ответственным работником, срок его представления, показатели, которые отражаются в отчете, форму отчета.

Скачать шаблон программы проведения рекламной акции

 

Шаг 3. Передача рекламных материалов работникам.

Передача рекламных материалов работникам, ответственным за проведение рекламной акции, должна быть оформлена:

• ТН или ТТН* – при перемещении рекламных материалов внутри организации между местами хранения, расположенными по разным адресам (например, со склада в магазин),
• накладной на внутреннее перемещение (между ответственными лицами в пределах одного здания).

*товарной накладной или товарно-транспортной накладной

 

Шаг 4. Отчет о проведении акции.

По окончании проведения рекламной акции ответственные лица составляют отчет о ее проведении. В отчете помимо прочего должно быть указано количество и стоимость использованных ими материальных ценностей.

Скачать шаблон отчета о проведении рекламной акции

 

Шаг 5. Списание использованных материалов.

Списание происходит на основании Акта на списание, утвержденного организацией. Неиспользованное имущество возвращается на склад по документам, аналогичным тем, по которым его выдавали.

Скачать шаблон акта на списание материалов

 

Несмотря на то, что законодательство никак не регламентирует оформление акции, правильно оформленные документы по акции нужны. Они помогут бухгалтеру правильно отразить акцию в учете, а Вам – избавить себя от лишних вопросов и штрафов.