бухгалтерский
сервис

Самое главное о хозяйственных расходах

15 дек 2020

Подписка на журнал

Вы подписаны на журнал Делай Свое Дело.Мы рассказываем о полезных фишках для руководителей, наших мастер-классах и важных новостях.

Маргарита Новосельцева - руководитель IT-направления бухгалтерского сервиса “Делай Свое Дело”. Налоговый консультант, эксперт в области бухгалтерского консалтинга с 13-летним опытом работы. Председатель по качеству и этике Ассоциации бухгалтерских фирм. Автор порталов probusiness.io, kv.by. Соавтор выпусков “Шпаргалки руководителя”.
Юлия Харитоник - бухгалтер по первичной документации IT-направления "Делай Свое Дело". Опыт работы - 4 года. Знает наизусть, что можно покупать с корп. карточки, а что нельзя, как поставить основное средство на баланс и как правильно отчитаться за командировку, чтобы у налоговой не было вопросов.

Многим руководителям знакомы ситуации:


1. Вы только открылись и не успели открыть счет в банке, а вам уже нужно купить Книгу учета проверок, оформить ключ ЭЦП, оплатить услуги юриста или купить канцтовары в офис.

2. У вас нет возможности отправить платежку в банк и оплатить по безналу, а в офис срочно понадобился блок бумаги или новый принтер.

3. Вы нашли товар, который банально выгоднее купить для компании за наличные, чем по безналу (некоторые продавцы устанавливают более привлекательные цены при покупке за наличные, чем по безналу).

Во всех этих ситуациях у руководителя возникает вопрос: как я могу провести такие операции через  организацию? И если я или сотрудник рассчитываемся за свои деньги, как получить деньги обратно? 

В таких случаях все оплаты можно совершать наличными или личной карточкой. Такие оплаты компания может возместить вам на карту без дополнительных налогов. Бухгалтер в разговоре с вами будет называть такую процедуру «Возмещение или компенсация хоз.расходов».

Что важно помнить, если вы решили что-то оплатить наличными, а потом компенсировать хоз. расходы:

  1. Подотчетным лицом может быть только сотрудник.

  2. Оплатить можно в 1 день наличными - т.е. бумажными деньгами - не более 100 БВ (на 23.10.2020 это 2700 бел. рублей). Понятно, что хороший макбук в офис купить не получится, а вот канцтовары, швабры, кофе и печеньки купить можно. При покупке продуктов питания помните:

    Доп. налоги с расходов на питание

    Нарушение данного пункта грозит штрафом до 100% от суммы превышения (Ч.1 ст. 12.19 КоАП).

  1. При покупке чего-то для компании обязательно требуйте чек. В чеке должно быть написано, что вы купили. Вариант как на фото ниже требует детализации. Если продавец выдал вам такой чек, смело требуйте товарный чек.

    Чек продажи и товарный чек 

    Без чеков (чек+товарный) возмещение хоз. расходов не возможно. Если бухгалтер проведет такое в учёте, компания может попасть на дополнительные налоги. Так как деньги можно признать доходом физ. лица, а с доходов надо платить налоги. 

    По специфическим оплатам (поход в стриптиз клуб, баню и прочее), сначала проконсультируйтесь с бухгалтером, чтобы это можно было провести в учете :).

 

Рассмотрим различные ситуации:

Сценарий 1. Покупка запланирована.

  • Сотруднику можно выплатить аванс. Аванс можно выдать наличными или перевести сотруднику на карточку, также можно выдать сотруднику корпоративную карточку.  
  • Сотрудник идет в магазин, осуществляет покупку (печенье, сливки и сахар к чаю, например). Сотрудник обязательно берет в магазине чеки, приносит товар в офис. 
  • На основании чеков сотрудник составляет авансовый отчет и передает его в бухгалтерию. На практике, сотрудник приносит чеки секретарю или администратору, последний передает все в бухгалтерию, а уже бухгалтерия готовит авансовый отчет за сотрудника. Сотрудник лишь его подписывает. 
  • Авансовый отчет утверждает директор компании (или иное уполномоченное лицо).

Если подтверждающих документов не хватает, уплаченная ранее сумма будет удержана из ЗП. Поэтому помните, пожалуйста, про чеки.

Сценарий 2. Неожиданные покупки. 

Наше законодательство позволяет сотруднику покупать товары за свои деньги с согласия Нанимателя, а затем получать возмещение понесенных трат. Т. е.  сотрудник покупает что-то за свои деньги, а потом приносит чеки и авансовый отчет в бухгалтерию. Если с документами все ок, вся сумма расходов возмещается сотруднику. 

Сценарий 3. Оплата ЮЛ через кассу банка.

  • Сотрудник идет в банк и по реквизитам оплачивает товар/услугу. В этом случае, важно:

    • в платежах указать УНП вашей компании,

    • сохранить квитанцию, которую выдает банк.

  • Получение товаров и услуг в этом случае идет сразу на организацию. Например, вы через кассу банка оплатили изготовление печати. Пришли ее получать, а вам выписывают накладную на компанию. Это нормальная практика. 

Оплата личной карточкой сотрудника или корп. картой

Если оплата происходит с личной карточки или корп. карты, к указанным выше чекам необходимо добавить еще карт-чек. Его также необходимо передать в бухгалтерию вместе с остальными чеками. Все остальные процедуры будут такими же, как при оплате наличными. Как действует ограничение в 100 БВ? Если вы проводите оплату с личной карты или корп-карты, ограничений нет :)

 

Оплата иностранных сервисов корпоративными карточками. 

Помимо стандартных покупок может возникнуть необходимость оплаты за иностранные сервисы. 

В таком случае могут возникнуть дополнительные налоги - НДС 20%, НДИ 15% и оффшорный сбор 15%. Поэтому до первой оплаты лучше проконсультироваться с бухгалтерией.

Для закрытия в учете таких оплат в бухгалтерию надо передать:

  • ссылку на договор и переведенный на русский или белорусский язык договор, 

  • invoice от поставщика услуг (как правило сразу же высылают на почту или можно посмотреть в личном кабинете сервиса), 

  • пояснения, что это за услуги или для чего они были нужны. Эта информация необходима, чтобы бухгалтер корректно отобразил операцию в учете. 

 

Ответы на самые частые вопросы по оплатам наличными:

1. Могу ли я купить компьютер за 3 600 рублей в офис за наличные?
Нет, т. к. его стоимость превышает 100 БВ. Но вы можете его купить с корп. карты или с личной карты. 

2. Будут ли налоги при перечислении аванса на хоз. расходы?
Нет, при перечислении налогов нет. Однако в случае потери или непредоставления чеков сумма будет удержана из ЗП.

3. Могу ли я купить что-то с карты жены, а потом получить возмещение на свою карту?
Нет, при подтверждении оплаты с карты помимо чеков бухгалтер может потребовать выписку с карт-счета. Если окажется, что карта не ваша, возместить хоз. расходы бухгалтерия не сможет.

4. Могу ли я за наличные купить на корпоратив алкоголь без дополнительных налогов?
Нет, алкоголь купить нельзя. Ни с налогами, ни без. 

бухгалтерский
сервис