Из статьи вы узнаете:

• как оформить автомобиль на организацию,
• как узнать и установить нормы расхода топлива,
• как приобрести топливо для организации,
• как списать топливо на затраты,
• как контролировать остатки топлива.

 

Как оформить автомобиль на организацию?

Автомобиль на организацию можно оформить 4 способами:

1. купить,
2. взять в аренду,
3. взять в безвозмездное пользование,
4. использовать автомобиль сотрудника в служебных целях.

 

Купить.

Покупку надо оформить договором купли-продажи. Один экземпляр - продавцу, второй - покупателю.

Третий экземпляр договора нужен, если Вы покупаете автомобиль у физического лица, потому что договор нужно зарегистрировать в ГАИ. Это делают бесплатно. Договор вступает в силу со дня регистрации.

Если Вы покупаете автомобиль у юридического лица, то регистрировать договор не надо.

После покупки Вы обязаны поставить автомобиль на государственный учет в течение 10 дней, а затем ввести автомобиль в эксплуатацию у себя в учете (сделать акт о приеме-передаче основных средств).

 

Взять в аренду.

Аренду надо оформить договором аренды и актом приема-передачи транспортного средства. Акт составляется как при передаче автомобиля арендатору, так и при его возврате арендодателю.

Как разновидность аренды выделяют лизинг. Лизингодатель покупает автомобиль, а затем предоставляет Вам автомобиль в аренду с условиями в зависимости от вида лизинга.

 

Взять в безвозмездное пользование.

Вам надо оформить договор безвозмездного пользования имуществом. В безвозмездное пользование можно взять любой автомобиль: сотрудника, директора, другой организации, физического лица и т.д. В договоре надо указать назначение использования автомобиля, например “для производственных нужд”. По истечении срока договора Вы должны вернуть автомобиль в том же состоянии с учетом износа. Факт передачи и возврата надо оформить актом приема-передачи.

При оформлении автомобиля в безвозмездное пользование возникают нюансы, из-за которых у ИМНС могут быть к Вам вопросы. Пожалуйста, проконсультируйтесь с бухгалтерией, прежде чем брать автомобиль в безвозмездное пользование.

 

Использовать автомобиль сотрудника в служебных целях.

Вам надо оформить договор об использовании личного автомобиля в служебных целях. В договоре обязательно надо прописать:

1. размер компенсации, порядок и сроки ее выплаты,
2. режим использования автомобиля,
3. распределение обязанностей по несению расходов, связанных с эксплуатацией авто.

Как вариант, эту информацию можно прописать в трудовом договоре либо в дополнительном соглашении к нему.

 

После оформления автомобиля для него необходимо установить нормы расхода топлива. Топливо можно списать на затраты, которые уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, в пределах установленных законодательством норм. Стоимость топлива, израсходованного сверх нормы, при налогообложении прибыли не учитывается.

 

Как узнать и установить нормы расхода топлива?

Способы установления норм для поездок по территории Беларуси и международных перевозок различаются. Главная цель – установить норму расхода, максимально близкую к фактическому расходу.

Нормы расхода топлива с 01.01.2020 г. устанавливаются приказом руководителя.

Для определения нормы расхода топлива руководитель может руководствоваться нормами, установленными Минтрансом, обратиться в аккредитованную испытательную лабораторию (БелНИИТ «Транстехника») или определить самостоятельно исходя из технической документации на автомобиль.

  

Как приобрести топливо для организации?

Существует несколько способов. Самые распространенные из них:

• электронная топливная карта АЗС,
• через подотчетное лицо.

 

Электронная топливная карта АЗС.

Для приобретения топлива по электронным картам организация должна:

1. заключить договор с АЗС,
2. перечислить ей авансовый платеж,
3. получить электронную карту.

Каждый раз при заправке АЗС выдает чек и периодически (обычно раз в месяц) предоставляет в организацию отчет по отпуску топлива.

 

Через подотчетное лицо.

После покупки топлива работник предоставляет в организацию авансовый отчет с оригиналами документов, подтверждающих покупку. Обычно это чек и карт-чек (при безналичной оплате).

 

Как списать топливо на затраты?

Законодательно установленного документа для списания топлива нет. Его организация устанавливает сама с помощью приказа и закрепляет в учетной политике.

Примеры документов, с помощью которых можно списать топливо:

• Отчет (периодичность организация устанавливает самостоятельно).
• Путевой лист либо его упрощенный вариант.

Путевого листа или отчета не достаточно, так как они не являются первичными учетными документами и не содержат сведений о стоимости израсходованного топлива.

Организации должны вести накопительные ведомости путевых листов о фактическом расходе топлива или карточки учета расхода топлива за отчетный период. После сверки с вышеприведенными документами топливо списывается с помощью акта. Формы этих документов так же законодательно не утверждены, организации разрабатывают и утверждают их самостоятельно.

 

Как контролировать остатки топлива?

Наличие топлива надо периодически проверять, чтобы фактические остатки совпадали с остатками в бухгалтерском учете. Если они не совпадают, надо искать причины и виновников, чтобы организация не понесла непредвиденные расходы.

Для проверки наличия топлива в баке автомобиля надо ежемесячно делать замер остатков. Замеры оформляются актом снятия остатков. Акт составляется в произвольной форме за подписью членов комиссии. Так можно выявить недостачу или излишек.

Излишек приходуется в бухгалтерском учете с помощью приказа руководителя и относится на доходы, учитываемые при налогообложении.

Если у Вас недостача, то действия зависят от ситуации.

Ситуация 1: недостача связана с особенностью эксплуатации автомобиля или его технической неисправностью.

Возникает, если организация не учитывает особенности эксплуатации автомобиля в определенных условиях (зима, загрузка автомобиля грузом и др.). В такой ситуации виновника нет. Всю недостачу списывают на расходы организации. Эти расходы не уменьшают налог на прибыль.

Ситуация 2: недостача связана с хищением топлива водителем или другим материально ответственным лицом.

В такой ситуации работник, при его согласии, может возместить недостачу. Если он отказывается, организация может возместить недостачу только через суд, либо же списать недостачу на собственные расходы. Эти расходы не уменьшают налог на прибыль.