Маргарита Новосельцева - налоговый консультант, директор бухгалтерского сервиса “Делай Свое Дело”. Эксперт в бухгалтерском учете и консалтинге в IT и ВЭД с 16-летним опытом. Спикер 50+ мастер-классов и семинаров для руководителей бизнеса. Председатель по качеству и этике Ассоциации бухгалтерских фирм. Автор порталов probusiness.io, kv.by. Соавтор выпусков “Шпаргалки руководителя”.

Есть действия, которые важно сделать “до” и “после” смены директора. Т.е. если вы - собственник, который управлял бизнесом, и пригласили наемного директора, первые 2 пункта - это для вас. Даже если вы просто меняете одного наемного директора на другого, вы можете воспользоваться нашей статьей как чек-листом для проверки действий старого и нового директоров. Или просто использовать статью как подсказку.

Действия до смены директора:

Шаг 1. Провести инвентаризацию.

При смене директора надо провести инвентаризацию тех активов и обязательств, по которым директор является материально-ответственным лицом. Полную инвентаризацию проводить не обязательно, но мы все же рекомендуем это сделать. Инвентаризация поможет выявить наличие реальных материальных ценностей, нематериальных активов, покажет состояние дебиторской и кредиторской задолженности. Все эти действия помогут новому руководителю избежать претензий, связанных с действиями прежнего руководителя.

Инвентаризация должна проходить до увольнения прежнего директора. 

Что необходимо сделать:
А) Принять решение, будет ли инвентаризация проводиться.
Б) Если инвентаризация будет проводиться, попросить бухгалтерию ее подготовить.

Шаг 2. Передать дела.

Форма акта приема-передачи документов и дел нормативными правовыми актами не закреплена, поэтому вы можете сделать его в свободной форме.

В данной ситуации возникает вопрос, кому передавать дела, если новый руководитель по каким-то причинам еще не принят. В этом случае дела передаются Нанимателю, в лице, например, председателя общего собрания.

Что необходимо сделать:
А) Составить акт приёма-передачи.

Минимум, что передаётся:

• учредительные документы (свидетельство о гос.регистрации, Устав, решения/протоколы и т.д.);
• печать (если работаете с печатью);
• ТМЦ, за которые отвечал прежний директор;
• иные документы, за которые отвечает директор.

Б) Принять решение, кем будет подготовлен акт приема-передачи: Вариант 1. Одним из директоров. Вариант 2. Юридической службой

Необходимо отметить, что нет необходимости передавать бухгалтерские документы, если за хранение отвечает бухгалтерия.

Действия после смены директора:

Шаг 3. Уведомить Мингорисполком.

Уведомление должно быть отправлено в течение 10 рабочих дней. Уведомление может быть направлено на бумажном* носителе или через портал. 

*Форму уведомления лучше смотреть в момент подачи, так как она время от времени меняется.

Кто готовит: Юридическая служба (если вы клиент Делай Свое Дело, в этом вопросе мы обязательно поможем) 

Шаг 4. Уведомить ПВТ, если вы резидент ПВТ.

Уведомление должно быть отправлено в течение 10 рабочих дней в свободной форме за подписью нового директора.

Кто готовит и отвечает за отправку: Секретарь, бухгалтерия или юридическая служба (если вы клиент Делай Свое Дело, в этом вопросе мы обязательно поможем)

Шаг 5. Сообщить в ИМНС, ФСЗН, БГС.

Копии документов об увольнении старого директора и приеме нового необходимо направить в ИМНС, БГС и ФСЗН.

В ИМНС можно направить документы в электронном виде через программу “Электронное декларирование” или через портал при наличии ЭЦП.

Кто готовит: Бухгалтерия (если вы клиент Делай Свое Дело, в этом вопросе мы обязательно поможем) 

Шаг 6. Уведомить обслуживающий банк.

Обязательно сообщите о смене директора в обслуживающий банк и в течение месяца замените карточку подписей. Также обязательно надо сменить электронно-цифровую подпись в банке. 

Новому директору необходимо посетить банк лично.

Документы, необходимые для предоставления в банке*:

• оригиналы свидетельства о гос.регистрации + Устав;
• паспорт;
• документы, подтверждающие полномочия нового директора (протокол/решение, контракт, приказ);
• печать (если работаете с печатью);
• банковский ключ ЭЦП (если документы в интернет-банке подписываются ключом).

*Точный список документов лучше уточнить в банке, который планируете посетить.

Шаг 7. Проинформировать контрагентов.

Рекомендуем сделать рассылку о смене директора в течение месяца вашим контрагентам. Это помогает людям быстрее понять, кому адресовать свои вопросы. Формат рассылки может быть любой.

Кто готовит: Секретарь или юридическая служба.

Шаг 8. Обновить электронно-цифровую подпись для подачи отчетов, если эцп была оформлена на директора.

Процедура обновления описана на сайте Национального центра электронных услуг.  Новый директор должен лично посетить одно из отделений Национального центра электронных услуг.

Срок: чем быстрее, тем лучше.

Кто готовит документы: секретарь, бухгалтерия или юридическая служба (если вы клиент Делай Свое Дело, в этом вопросе мы обязательно поможем).

Шаг 9. Проинформировать Национальный Банк.

Если вы работаете с веб-порталом Национального банка по регистрации валютных договоров, а ключ ЭЦП был оформлен на директора, то после переоформления ключа на нового директора необходимо уведомить Нацбанк о смене ответственного.

Кто готовит: Юридическая служба (если вы клиент Делай Свое Дело, в этом вопросе мы обязательно поможем)

Чек-лист “Что сделать “до” и “после” смены директора”:

1. Провести инвентаризацию.
2. Передать дела.
3. Уведомить Мингорисполком.
4. Уведомить ПВТ, если вы резидент ПВТ.
5. Уведомить ИМНС, ФСЗН, БГС.
6. Уведомить банк, а также оформить новую карточку подписей.
7. Уведомить контрагентов.
8. Обновить эцп для подачи отчетов, если эцп была оформлена на директора.
9. Проинформировать Национальный Банк.