Представительские расходы и экономия на налогах

Юлия Харитоник - заместитель главного бухгалтера "Делай Свое Дело". Опыт работы - 8 лет. Знает наизусть, что можно покупать с корп. карточки, а что нельзя, как поставить основное средство на баланс и отчитаться за командировку так, чтобы у налоговой не было вопросов.

При проведении деловых встреч, переговоров, приеме делегаций, представителей партнеров и заказчиков возникает вопрос отражения в учете и налогообложения расходов на эти мероприятия.

Например:

• еда и напитки для деловой встречи, кофе-паузы,
• встречи с бизнес-партнерами в ресторане,
• оплаченные номера в гостиницах и билеты при приеме делегаций,
• вручение сувениров (подарков), цветов и т.д.

Для отражения таких расходов в учете применяется понятие «Представительские расходы». Иногда предприниматели путают представительские расходы с доходами физ. лиц в натуральной форме, а это разные понятия. 

Доходы физ.лиц в натуральной форме - это ситуации, когда предприятие покупает еду (чай, кофе, печеньки) для сотрудников, а бухгалтерия учитывает такое потребление как доход сотрудника и рассчитывает соответствующие налоги.

Когда предприятие покупает продукты питания, например, у “Евроопта”, бухгалтеру необходимо сообщить или сделать пометку, что это будут:

а) представительские расходы и предоставить необходимый пакет документов,
б) доходы сотрудников в натуральном виде.

Минимальный перечень документов, который должен быть оформлен предприятием для признания расходов представительскими: 

• Приказ на проведение мероприятия (делового совещания, приема делегации).
• Смета расходов на предстоящее мероприятие.
• Программа проведения мероприятия.
• Отчет о проведении мероприятия.

При наличии полного пакета документов, как правило, никаких налогов не возникает. Представительские расходы - это нормируемые затраты с точки зрения налога на прибыль. Это значит, что не все представительские расходы уменьшат налог на прибыль. Сумма таких расходов для налога на прибыль не может быть больше 1% от выручки.

Далее возникает вопрос: а все ли мы можем списать как представительские расходы? Ответ – нет.

Существует примерный перечень расходов, которые мы можем отнести к представительским, он утвержден письмом ИМНС от 11.07.2017 “О Представительских Расходах” №2-2-10/01238. Данный перечень не является исчерпывающим, то есть каждая организация в своей учетной политике утверждает, что будет подпадать под понятие представительские расходы.

При отражении таких расходов в качестве представительских у проверяющих скорее всего возникнут вопросы, даже если есть полный пакет документов:

• Обед в McDonalds на 1 персону, оплаченный с корп. карты. в самом начале деятельности, когда не было ни клиентов, ни новых значимых договоров.
• Бронирование проживания в гостинице в Гомеле только для своих сотрудников. В счете гостиницы видно, кто проживал. Такие расходы при проверке могут быть определены как доход сотрудника.
• Вручение сотрудникам на 23 февраля 50 чашек с логотипом компании. Вопросов нет, если эти чашки будут подарены клиентам или партнерам. Но если у вас нет выручки, а из партнеров только обслуживающий банк и бухгалтерская фирма - подготовить правильные документы будет сложно.
• Чек из Vinovino.by на 10 литров алкоголя. Крайне важный момент: на белорусских деловых встречах алкоголя нет (исключение – дипломатические приемы, но это не наш случай).
• Списание 10 кг печенья, 3,5 кг кофе и 36 л воды на проведение деловой встречи на 5 человек. Любой проверяющий может обратить внимание на несоответствие количества участников списанным ТМЦ.
• Бронирование номера в гостинице за 5000$ для партнера, суммарный оборот по которому 100$.

Деловые встречи и мероприятия проводить можно и нужно, самое главное – не забывать, что все должно быть оформлено документально.

Каждый раз, когда вы хотите отнести какие-то затраты на представительские расходы, обращайте внимание на:

1. Наличие события (заключение договора, партнерского соглашения и т.д), к которому можно отнести данные затраты.
2. Соответствие списываемых материалов количеству участников деловой встречи.
3. Соответствие программы мероприятия смете расходов:

• если у вас на мероприятии расходуются кофе/чай/печеньки, в программу в обязательном порядке нужно включить кофе-паузу;
• если было вручение сувениров, в программе под это должно быть выделено время;
• если был оплачен трансфер Аэропорт - Минск, в программе должна быть указана встреча гостей в аэропорту.

4. Сроки подготовки документов. Все ТМЦ должны быть списаны в том периоде, когда проходило представительское мероприятие.

Информация упрощена для понимания и не может быть использована как инструкция к действию. При необходимости разъяснения более сложных ситуаций, обращайтесь к профессионалам.